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打造新型办公系统 提升管理服务效能

信息来源: 教网中心 发布日期:2015-03-12 浏览次数:

——以中国矿业大学为例

                       来源:《中国教育信息化》 作者:朱正中 方跃平 赵保全

摘要:近年来,中国矿业大学稳步推进校园信息化建设步伐,以数字化校园建设为契机,通过打造新型办公系统,将系统建设与具体工作结合起来,有效创新了工作理念、优化了工作流程、改进了工作方式,进而提升了办公室工作质量、工作效能和工作作风。

  近年来,中国矿业大学以数字化校园建设为契机,大力推进新型办公自动化系统(简称“OA”系统)的建设,在平台构建、网络集成、资源整合、开发应用等方面做了大量探索,有效推动了办公室工作理念创新、工作流程优化及工作方式改进,促进了办公室工作质量、工作效能、工作作风的同步提升。

  一、新理念指导下的OA系统设计与开发

  1.突出三大目标导向

  为了进一步发挥参谋助手、综合协调、督办督查、服务保障等职能,党政办把开发建设OA系统、提升信息化服务水平,作为全面开展教育实践活动、深入贯彻三中全会精神的重要抓手,将系统设计与创新工作理念、提升工作效能、改进工作作风紧密结合起来,重点突出三大目标导向:

  (1)创新工作理念。利用信息技术实现工作流程的再造,创新工作思路,改进工作方法,推动现代技术与学校日常事务的密切结合。

  (2)助推作风改进。构筑信息化互动平台,即时解决师生反映强烈的“四风”问题,切实增强工作人员的责任意识,进一步提高工作效率和工作质量。

  (3)实现数据共享。搭建协同性工作大平台、利用信息技术搭建大数据平台,打破学校层面和下属单位之间的物理隔阂,推动学校内部治理结构的优化与服务水平的提升。

  2.体现两大特点

  依据上述三大目标导向,结合学校办公业务流程的实际情况,党政办在开发新型OA系统时,体现了两大特点:

  (1)实现系统的二次开发。在与国内知名系统开发商合作的基础上,党政办充分吸收国内先进成熟技术,选派业务骨干参与系统的二次设计与开发,用办公室的管理要求来指导和优化系统的设计,注重OA系统的集成化、扩展性、灵活性、兼容性,优化了“综合办公”、“信息管理”等七大功能模块,完善了“收文处理”、“发文处理”等八大工作流程,新增了“值班管理”、“周会表”等四大新项目。同时,根据实践活动中征求到的师生意见和建议,及时进行系统的改进、完善和提高,实现了工作理念、工作效能与先进成熟技术的高度契合。

  (2)推动了工作的协同化。OA系统的开发与设计,采用统一门户、统一身份认证、统一数据库平台,与公共数据库平台集成,实现数字共享和交换,并可与学校教务、科技、学科、财务、人事、档案等重大数据库快速对接,从技术上为各二级单位的协同工作搭建了平台。在系统设计与开发中,依据工作流程融入了办公室日常职能,实现了办公室日常事务与重大任务的协同处理,同时按照“边开发、边使用、边完善”的原则,后期建设重点加强了信息沟通、督查督办以及综合协调的一体化建设。

  二、运用OA系统创新工作模式的探索

  建设新型办公自动化系统,既是党政办在办公理念和操作技术方面的革新,也是对具体工作流程的优化和再造。根据办公室日常担负的办文、办会、办事等三大工作职能,学校借助OA系统,重点在以下四个方面进行了工作方法的创新和探索:

  1.突出综合协调功能

  利用OA系统强大的信息汇总分析能力,设置了学校年会表、月会表、周会表以及校领导周度工作安排等相关模块,全面掌握了领导重大会议、重大活动等工作动态,增强了工作的计划性、协调性、主动性,避免了以往重大事项过分集中时办公室“到处灭火”、“临时协调”的尴尬状况。另外,对一些议题相近、参会人员相同的会议进行合并召开,提高了会议的效率和质量。

  2.突出参谋助手功能

  充分发挥0A系统在学校科学决策方面的能动作用,针对OA系统排查分析出来的工作重点和师生诉求焦点问题,党政办及时组织人员进行调查研究,提出参考意见和建议,为党委常委会议、校务会议以及校长业务办公会议的议题征集和召开做好充分准备,积极协助学校领导作出决策。如:依托0A系统多渠道征集意见,密切关注企业困难职工和学校弱势群体诉求,协助学校领导提出了改善临时辅助岗位、内退事业编制、改制企业人员等较低收入群体的收入调整方案,维护了校园的和谐稳定。

 3.突出工作协同创新

  促进了校院两级办公室人员的沟通、协调。党政办把OA系统的建设与全校二级单位站点群管理系统相结合,有效地将二级单位办公室人员从建设、维护本单位网站的任务中解放出来,实现了“人、财、物”三个角度的深度释放;针对二级单位办公室工作中存在的难题,学校党政办运用OA系统,在公文撰写、会务协调、调查研究等多方面做好了跨处室、跨部门的业务协调工作,同时利用QQ、飞信、微信建立了联络群,强化了对二级单位办公室工作的业务指导和沟通交流。

  4.突出无纸化办公

  新的OA系统不仅实现了办文、办会、办事的统一,而且实现了对学校各部门办公要素的整合,实现了对工作流、信息流和知识流的整合管理。办公室作为学校的信息中枢,无论是外来文件的接收、流转、督办和反馈,还是校内发文的审核、签批、校对以及印发,以及学校重要信息的通知通告,均通过OA系统以电子文件形式传阅、签批,真正意义上实现了无纸化办公,极大地节约了办公成本。

  三、关于OA系统对工作成效的提升

  党政办把OA系统建设与具体工作结合起来,切切实实提高了工作效率,做到了办会高效、办文快速、办事周到。具体成效体现在以下四个方面:

  1.改进了工作作风,密切了师生关系

  通过OA系统,许多以往需要师生员工上门办理的事宜均可网上办理,简化了办事流程,为全校师生带来了便利快捷。OA系统还实现了工作流程和工作过程的可控性,作到了第一时间办理和回复,拉近了学校领导与广大师生员工的距离,进一步密切了干群关系。新平台还进一步拓展了信访的功能渠道,打造了“师生e线”互动式网络服务平台,实现了“零距离”倾听诉求、“面对面”反馈处理结果,受到了师生的一致好评。小系统引来了工作理念和工作作风的大转变,领导干部与师生之间的沟通协调多了,听到的抱怨声少了,支持的话语多了,务本求实、崇高实干的风气正在校园兴起。

  2.强化了岗位责任意识,工作效率明显提高

  依托新的办公平台,不仅实现了校外收文、校内发文、印章使用、会务管理、信访管理、值班安排的统一管理,还可以通过系统内设的“流程图”和“流转记录”功能,实时监控和查询工作进程,方便跟进督办、明确权责,工作人员的服务意识、责任意识、效率意识明显增强。尤其是涉及需要多部门、多人员协同解决的日常业务问题,在新系统启用后,工作效率大大提高。据统计,自2013年10月该系统正式启用以来,已流转处理各类公文3000余份,处理效率同比提高59%;学校各类发文同比减少100余件,纸质文件印发量同比节省约打印纸3万张,规范了学校内部简报,基本实现无纸化办公。

  3.强化了调查研究,推动了长效机制的建立

  根据教育实践活动排查出来的问题以及通过OA系统发现的问题,党政办公室在做好日常管理服务工作的同时,围绕“领导点题”、“群众关注”的焦点,深入基层进行调查研究,为学校党委和行政决策提供参考和建议,不断提高办公室的参谋服务水平。党政办牵头起草修订了《关于进一步规范学校会议管理的意见(试行)》、《关于进一步加强重大事项决策稳定风险评估工作的意见》、《中国矿业大学规范公文办理提高工作效率的意见》等6项规章制度,做到了以制度规范整改过程,以制度凝练典型经验做法,以制度巩固和扩大教育实践活动成果,推进了长效机制的建立。

  4.实现了管理和服务的全方位

  借助OA系统,党政办不仅搭建了一个新的工作平台、服务平台、宣传和教育平台,推动了固定办公向数字办公和移动办公的转变,还推动了统一的协同办公平台的建设,把学校管理层、行政人员和教师、广大学生有机地联系在一起,进一步提升了OA系统的影响力和辐射范围。比如,启用了离校系统和迎新系统,把原本涉及几十家二级单位和学院、近千名职工、近万名学生的迎新和离校工作,通过数字系统实现了网络迎新和离校服务,在时间和空间上都大大方便了学生,赢得了学生和教工的赞誉。

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